La comunicación determina cuán bien trabajamos unos con otros. La tarea diaria de explicar, poner al día, aconsejar y consultar dentro de una empresa ocurre entre otras vías mediante memorandos y reuniones de trabajo. Convertirse en planificador y conductor de juntas hábil es un requisito previo para la eficacia directiva y organizacional, por las siguientes razones:
Como las juntas son una actividad importante, tanto dentro como fuera de los entornos de trabajo, ser directivo de juntas hábil tiene recompensas importantes más allá de las asociadas con la construcción de equipos. Los grupos de juntas si son manejados de manera adecuada pueden tomar decisiones de mayor calidad que los individuales. Si son manejadas inapropiadamente se vuelven una pérdida de tiempo.
Para poder dirigir juntas o reuniones se debe seguir con los siguientes pasos:
1. Establecer el propósito Se refiere a la razón por la que se realiza una junta. Hay tres funciones para realizarla:
Una junta se debe realizar se apliquen las siguientes condiciones como mínimo:
2. Participantes Se refiere a los individuos invitados a asistir a la una junta. Al realizar una junta eficaz, es importante determinar el tamaño, la composición y las habilidades de los participantes.
La composición de la junta se refiere a las tres principales dimensiones duales:
Heterogéneos: producen diferencias entre los individuos, que llevan a criticar y disputas, pero también potencialmente a solución es más novedosas y acomplejas para los problemas.
Los participantes orientados al proceso enfatizan la participación y el espíritu de equipo. Son sensibles a los sentimientos y a la satisfacción de los participantes. Pueden sacrificar el cumplimiento a favor de que los miembros lo disfruten.
3. Planificación Se refiere a la preparación de la agenda de la junta. Con frecuencia se puede pensar que por el simple hecho de existir un problema al reunir a todos los participantes la reunión tiene que ser exitosa. Pero posiblemente estos no tengan la información necesaria ni sus roles claramente definidos y sea todo confuso. Por otra parte, una reunión demasiado planificada, con demasiados temas en una sola reunión puede que tampoco sea efectiva. Existen algunas reglas básicas para planear juntas eficaces:
Ejemplo: “minuta”, “aprobar minuta”
Regla de los tres tercios:
Las juntas se dividen en tres partes:
4. Motivación Para despertar la curiosidad de los miembros sobre el tema que se va a desarrollar, el director debe concertarse en los factores motivadores y evita los factores desmotivadores para poder tener un mejor resultado.
Factores motivadores:
Factores desmotivadores:
5. Discusión Los directores o coordinadores de la reunión deben cumplir con lo siguiente durante la discusión:
6. Finalización de la reunión Un buen momento para finalizar la reunión es:
Estas acciones refuerzan el recuerdo de la reunión y sirve para garantizar que todos los asistentes han recibido el mismo mensaje.
- Mucho del tiempo de los directivos se emplea en juntas
- Las juntas constituyen un costo importante
- Las juntas son un lugar donde realmente se toma o revisan la mayor parte de las decisiones corporativas
- Se relaciona con el concepto de vida completa, contrario a una vida de trabajo.
Como las juntas son una actividad importante, tanto dentro como fuera de los entornos de trabajo, ser directivo de juntas hábil tiene recompensas importantes más allá de las asociadas con la construcción de equipos. Los grupos de juntas si son manejados de manera adecuada pueden tomar decisiones de mayor calidad que los individuales. Si son manejadas inapropiadamente se vuelven una pérdida de tiempo.
- Directivo o coordinador
- Inteligencia.
- Energía.
- Integridad Moral.
- Equidad.
- Capacidad Técnica.
- Cultura General.
- Cordialidad.
- Entusiasmo.
- Confianza.
- Buen Humor.
- Seguridad.
- Modestia.
- Optimismo.
- Iniciativa.
Para poder dirigir juntas o reuniones se debe seguir con los siguientes pasos:
1. Establecer el propósito Se refiere a la razón por la que se realiza una junta. Hay tres funciones para realizarla:
- Hacer anuncios
- Tomar decisiones
- Lluvia de ideas
Una junta se debe realizar se apliquen las siguientes condiciones como mínimo:
- Compartir información
- Construcción de compromiso
- Diseminación de información y retroalimentación
- Solución de problemas
2. Participantes Se refiere a los individuos invitados a asistir a la una junta. Al realizar una junta eficaz, es importante determinar el tamaño, la composición y las habilidades de los participantes.
La composición de la junta se refiere a las tres principales dimensiones duales:
- Homogeneidad-heterogeneidad
Heterogéneos: producen diferencias entre los individuos, que llevan a criticar y disputas, pero también potencialmente a solución es más novedosas y acomplejas para los problemas.
- Competencia-cooperación
- Actividad-proceso
Los participantes orientados al proceso enfatizan la participación y el espíritu de equipo. Son sensibles a los sentimientos y a la satisfacción de los participantes. Pueden sacrificar el cumplimiento a favor de que los miembros lo disfruten.
3. Planificación Se refiere a la preparación de la agenda de la junta. Con frecuencia se puede pensar que por el simple hecho de existir un problema al reunir a todos los participantes la reunión tiene que ser exitosa. Pero posiblemente estos no tengan la información necesaria ni sus roles claramente definidos y sea todo confuso. Por otra parte, una reunión demasiado planificada, con demasiados temas en una sola reunión puede que tampoco sea efectiva. Existen algunas reglas básicas para planear juntas eficaces:
- Regla de las mitades:
- Regla de los informes:
- Regla de agenda:
Ejemplo: “minuta”, “aprobar minuta”
Regla de los tres tercios:
Las juntas se dividen en tres partes:
- Periodo de inicio en el que se abarcan los temas menos difíciles
- Periodo de trabajo duro donde consideramos los temas difíciles
- Periodo de descompresión en el que la junta comienza a disolverse
4. Motivación Para despertar la curiosidad de los miembros sobre el tema que se va a desarrollar, el director debe concertarse en los factores motivadores y evita los factores desmotivadores para poder tener un mejor resultado.
Factores motivadores:
- Empleo de preguntas retóricas de las que no esperes contestación o cuya respuesta va a ser dada a continuación.
- Relato de anécdotas personales o sucesos actuales, sobre cuya solución vaya a tratar el tema que se desarrollará después.
- Relato de una historia, una cita o definición.
- Creación de un efecto óptico o visual que cree expectación y atraiga la atención.
Factores desmotivadores:
- Disculpas sobre lo que todavía no ha salido mal.
- Fórmulas vacías («Estimado público...», «Respetables miembros del consejo...»).
- Chistes (el humor es motivador si se sabe utilizar; los chistes no)
5. Discusión Los directores o coordinadores de la reunión deben cumplir con lo siguiente durante la discusión:
- Asegurarse de que todos hayan intervenido (dicho o hecho algo).
- Procurar que los asistentes sientan la reunión como propia.
- Solicitar la opinión de los individuos.
- Evitar las desviaciones del tema.
- No discutir opiniones, sino destacar las ideas y experiencias, y resumir las conclusiones.
- prestar atención a todos los participantes por igual.
- Establecer límites de autoridad entre los participantes.
- Motiva y dirige al grupos
- Usa términos al alcance de todos los individuos
- Habla claro y con voz modulada
6. Finalización de la reunión Un buen momento para finalizar la reunión es:
- Cuando se hayan alcanzado los objetivos.
- Cuando no se progrese en el logro de los objetivos.
- Cuando se termine el tiempo programado y las decisiones se puedan posponer.
- Exponer y anotar los próximos pasos.
- Informar de los puntos clave y decisiones tomadas.
- Resumir los logros alcanzados.
- Reafirmar el compromiso de llevar a cabo el plan de acción.
- Programar otra reunión en el caso de que sea necesaria.
- Tareas a realizar y sus responsables. Es necesario que cada responsable reafirme su responsabilidad.
- Agradecer a todos su participación.
Estas acciones refuerzan el recuerdo de la reunión y sirve para garantizar que todos los asistentes han recibido el mismo mensaje.